ISO9001 [5.3] 조직의 역할, 책임 및 권한

오늘은 5.3항, 조직의 역할, 책임 및 권한에 대해서 알아보죠.

(영어로는 5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities)

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1인 가게의 경우는 사장이 이것도 하고, 저것도 하고 모든 것을 혼자서 해내죠 (엄청 힘듦ㅠ)

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하지만, 이 가게에서 만든 제품 또는 서비스에 대한 수요가 증가한다면, 가게는 더 많은 제품 또는 서비스를 소비자들에게 공급하기 위해서 생산라인도 늘리고, 사람도 더 뽑아서 운영을 하게 되는데, 이때 회사라는 조직이 생겨나는 거죠.

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그 큰 조직은 다시 세부적으로 나눠져서 A조직에서는 설계를 하고, B조직에서는 검사를, C조직에서는 생산이라는 역할을 각각 맡아서 수행하는 거죠. 사장이 혼자 할 수 없으니, 본인을 대신해서 일을 할 조직과 사람을 구성하는 구성하는 거예요.

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A, B, C 조직은 각자의 역할이 있고(설계, 검사 등등) 그 역할에 따른 책임과 권한이 함께 따릅니다.

※조직이란? 조직의 목표 달성에 대한 책임, 권한 및 관계가 있는 자체의 기능을 가진 사람 또는 사람의 집단(출처:ISO9000, 3.2.1항)

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결론적으로 "5.3 조직의 역할, 책임 및 권한"은 사장이 혼자 일은 다 할 수 없으니깐, 밑에 하위 조직을 만들어서 사장이 해야 하는 업무를 잘 나눠주라는 얘기로 이해할 수 있어요.

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자 그러면, 실무에서는 이러한 요구사항을 어떤 형태로 실현할 수 있을까요?

바로 조직도입니다.

요건사항에 언급된 "최고경영자는 ~ 부여 ~ 의사소통 ~ 이해~ 보장하여야 한다"는 사장은 회사를 구성하고 있는 조직과 그 조직들의 목적과 역할, 그 조직 내의 구성원과 구성원의 역할을 정해야 한다는 의미로 해석할 수 있어요.

이것을 보기 쉽게 나타낸 것이 바로 "조직도"이고요.

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조직도는 일반적으로 다음을 포함합니다.

1) 조직 간의 관계를 나타내는 관계도 (어느 임원 밑에 어느 조직이 들어가 있고, 상위부서는 어디인지)

2) 시장-임원-부서장-팀장-팀언 간의 수직적인 관계

3) 회사의 비전 (회사전체단위의 조직도는 보통 인원이 아닌 부서단위로 나타냅니다)

4) 부서의 비전 및 역할 (보통 부서별로 조직도가 작성되고, 조직도내에는 부서의 비전, 역할, 목표 등이 포함돼요)

5) 부서 내 팀의 역할 및 구성원 정보 (부서 내에서 해당 팀이 하는 역할이 무엇인지, 팀은 누구누구가 있는지)

6) 인원별 직책과 직급

7) 인원별 구체적인 업무 내용 등등

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아마, 자사에서 보유한 조직도가 있을 건데 보통은 조직도 상에 이름/직책/전화번호 정도만 나와있고, 위에서 제시한 내용은 누락된 경우가 많아요. 이런 경우에는 각 조직의 역할, 책임 및 권한에 대해서 언급한 표준서가 별도로 존재할 수 도 있는데 이런 표준서는 심사대비용이지 실제로는 조직도가 좀 더 유용하게 쓰이죠.

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추가로, 요구사항 5.3항에 언급된 a)~e)항은 다음과 같이 이해할 수 있어요.

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a), b)항

회사가 목표한, 고객을 만족시킬 수 있는 제품 및 서비스를 제공하기 위해서 수립한 품질경영시스템을 운영하기 위한 적합한 조직을 구성해야 하고,

c)항

자사에서 수립한 품질경영시스템의 성과와 개선 필요성이 조직 내에서 식별되어 최고경영층에게 보고되어야 하고,

d)항

조직내에서 고객만족을 위해 지속적으로 노력해야 하고,

e)항

혹시나 품질경영시스템(절차, 조직 등)의 변경이 생기더라도 회사가 목표한, 고객을 만족시킬 수 있는 제품 및 서비스에는 변함이 없어야 한다.

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각 항에 대한 개별적 이해보다는 좋은 제품 및 서비스를 만들기 위한 최적의 조직을 구성하고 업무분장 잘하라 라는 의미로 받으들이시는 게 제일 좋을 듯해요.

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※조직도와 더불어 사용할 수 있는 업무분장표 예시

(조직도는 머... 회사 기존의 양식에 위에서 언급한 내용만 추가해도 충분합니다)

프로세스명 (업무절차)	담당업무 (프로세스에 언급된)	담당부서 (또는 담당자)	업무수행수단 (관리대장 또는 양식)	의사소통수단 (시스템, 이메일, 전화 등)	결재선 (팀장/부서장/임원)

간단하게 예시로 만들어 놓은 건데, 결국엔 회사에는 프로세스가 있고, 그 프로세스에 언급된 업무들을, 누가, 어떻게 , 언제, 무엇으로 하는가가 업무분장의 핵심이에요.

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보통 프로세스에 책임과 권한 부분에 언급은 돼있지만, 규모가 작은 회사에서는 한 개씩 다 열어보는 것보다 한눈에 보기 편하게 정리해서 업무가 중첩되지 않도록, 누락된 업무가 식별되도록 위와 같은 양식으로 한번 만들어 보시는 게 좋습니다.

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추가로 말씀드릴 내용 있으면 별도로 2장으로 게시토록 할게요 ㅠㅠㅠ 너무 적을게 많다는...

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그럼 이만.

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