ISO9001 [4.4] 품질경영시스템과 그 프로세스 Part. 2

"4.4항 품질경영시스템과 그 프로세스" 두 번째 시간입니다.

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d)항부터 시작해볼 텐데, 앞에 내용은 하기 링크된 게시글을 통해 확인하시면 돼요.

2024.07.04 - [ISO9001 요구사항] - ISO9001 [4.4] 품질경영시스템과 그 프로세스 Part. 1

d) 프로세스에 필요한 자원의 결정과 자원의 가용성 보장

앞서 프로세스를 설명할 때 (a항 설명 참조), 자판기를 예로 들었어요. 사람이 자판기의 음료수를 뽑기 위해서 돈을 넣고 음료수의 선택이라는 입력값을 주면 자판기라는 프로세스는 선택된 음료수를 출력값으로 뱉어냅니다.

이때 자판기라는 프로세스를 운용하기 위해서는 어떤 자원이 필요할까요?

정답은 전기, 자판기를 설치할 땅, 자판기를 주기적으로 청소해 주는 사람, 음료수를 채워주는 사람 등 여러 가지의 자원이 필요하게 됩니다.

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이처럼, 우리가 원하는 출력값을 얻기 위해 수립해 놓은 프로세스가 원활하게 운영될 수 있도록 그에 필요한 자원을 결정해야 하고 이러한 자원이 지속적으로 이용될 수 있도록 해야 하죠.

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자원(Resource)이라는 것은 "ISO9001, 7.1 자원"이라는 요구사항에서 별도로 다루겠지만, 크게 인원, 기반구조, 프로세스 운용환경이 있습니다. "입고검사 프로세스"라는 내용으로 한번 예를 들어볼까요?

[입고검사 프로세스]

- 목적: 우리 조직에 입고되는 모든 자재에 대해 검사를 실시

-자원(인원) : 입고검사를 수행할 수 있는 검사원, 입고검사장소에 자재를 이쁘게(?) 깔아놓을 물류팀 인원

-자원(기반구조) : 입고검사장(땅), 입고검사에 필요한 측정기구(자, 도막게이지 등), 지게차 등

-자원(프로세스 운용환경) : 입고검사원이 원활하게 업무를 수행할 수 있는 적정 온도/습도 등

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이제 감이 오시겠죠? ㅋㅋ

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e) 프로세스에 대한 책임과 권한의 부여

해당 프로세스의 운영 및 성과에 대한 책임을 지는 사람을 지정하고, 프로세스 내에 정의된 각각의 업무를 누가 수행할지 이사람이 무슨 역할을 해야하는지에 대한 내용을 명확하게 지정해놓아야 합니다.

[입고검사 프로세스]를 예를 들면 다음과 같이 부여할 수 있겠죠?

구 분	책임과 역할
품질경영부서장	입고검사 프로세스 운영 및 성과에 대한 전반적인 관리 입고검사 합격률에 대한 점검 및 이상발생시 조치사항 지시 등
검사원	입고검사수행 및 검사결과에 따른 합/불 판정 입고검사결과 전산시스템 기록 등
물류팀 담당자	입고검사신청(to 검사원) 입고검사장에 입고된 자재를 수검대기상태로 준비 등

책임과 권한을 부여하실 때는, 프로세스내에 정의된 각각의 행위에 담당자가 누락되지 않도록 주의해야 합니다.

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f) 6.1의 요구사항에 다라 결정된 리스크와 기회의 조치

나중에 알아볼 "6.1 리스크와 기회를 다루는 조치"에서 식별된 조치사항이 프로세를 통해서 통제/이행될 수 있도록 해야 한다는 것이죠. 6.1항에서 식별된 필요한 조치에 따라 프로세스가 변경될 수도 있고 기존 프로세스를 통해 조치가 관리/통제될 수도 있습니다.

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(그림이 좀 많이 허접하네요 ㅋㅋㅋㅠㅠㅠㅠ)

4.1항, 4.2항을 근거로 6.1항의 요구사항에 따라 "리스크와 기회를 다루는 조치사항"이 도출되면, 프로세스를 통해 이행될 수 있도록 해야 합니다.

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g) 프로세스의 평가, 그리고 프로세스가 의도된 결과를 달성함을 보장하기 위하여 필요한 모든 변경사항의 실행

프로세스가 실질적으로 우리가 목표하는 바(=출력값)를 잘 이뤄내고 있는지 평가를 해야 하고, 우리가 목표하는 바를 달성하지 못할 경우에는 프로세스를 지속적으로 변경하여야 합니다.

c)항에 언급한 내용을 통해 우리는 프로세스의 효과적 운용과 관리를 보장하기 위한 기준과 방법을 결정했고, 이 기준과 방법을 통해서 "측정된 결과"를 "평가"하면 됩니다.

예를 들어, 입고검사 프로세스가 효과적으로 수행되고 있다면 공정검사에서 입고된 제품으로 인한 결함은 확인되지 않아야 하겠죠. 근데 만약 입고된 제품에서 결함이 나온다면? (오우.. 아찔) 어떡해야 할까요?

당연히, 입고검사 프로세스가 효과적이지 않게 관리되고 있으니 육안검사 하던 것을 자로 재던, X-ray를 찍던 해서 변경해야 합니다. 다만, "평가"라는 것을 통해서 결함이 1개 나올 때마다 프로세스를 갈아엎을 것인지, 일정한 수치를 미달할 경우 갈아엎을 것인지를 결정해야 하겠습니다.

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h) 프로세스와 품질경영시스템의 개선

앞서 g)항을 통해서 의도된 결과가 달성하지 않았을 경우 우리는 "변경"을 실행하도록 요구받았습니다.

의도된 목표치가 80%였다면, 우리는 오늘도 내일도 모레도 80%만 나오면 다 좋은 걸까요?

당연히 정답은 NO!이며, 자연스레 "개선"이라는 단어가 나와야 하겠죠?

(조직의 경영층은 항상 좀 더 좀 더를 요구하십니다....)

개선(improvement)

성과를 향상하기 위한 활동

ISO9000, 3.3.1항

특별히 문제가 없다고 현재 수준에 만족하지 않고, 조금 더 나은 즉 향상된 성과를 얻기 위해서 프로세스와 품질경영시스템을 개선해야 합니다. 예를 들어, 입고검사 프로세스의 관리지표가 공정/최종검사에서의 입고제품 결함률이 1%라고 한다면, 1% 수준이 어느 정도 나오고 있으면 그다음 0.8%, 0.6% 를 달성하기 위해서 어떤 노력을 더 해야 할까를 고민하고, 고민의 결과를 프로세스를 통해 개선하라는 의미로 받아들이시면 되겠습니다.

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4.4.2 조직은 필요한 정도까지 다음 사항을 실행하여야 한다.

a) 프로세스의 운용을 지원하기 위하여 문서화된 정보의 유지

4.4.1의 a)~h)항까지, 우리는 프로세스를 수립하기 위해서 무엇이 필요한지 알아보았습니다. 자 그럼 이제 문서화해야죠? ㅎㅎ. 각 조직마다 프로세스 양식들을 보유하고 계실 텐데, 어떤 조직은 터틀맵(?) 형식의 표지와 뒤에 Process map과 상세내용을 포함하고, 또 어떤 조직은 서술식으로 쭈욱 적어 내리는 형태로 작성합니다.

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어떤 것이 맞다 틀리다로 판단할 수는 없지만, 4.4.1의 b)항에 언급된 내용을 기반으로 우리는 프로세스의 순서와 상호작용의 결정을 용이하게 하기 위해 Process Map 형태로 작성하시는 것이 가장 적절해 보입니다.

프로세스 간의 상호작용뿐만 아니라, 프로세스를 구성하는 각 행위들의 상호작용을 한눈에 볼 수 있기 때문입니다.

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b) 프로세스가 계획대로 수행되고 있다는 확신을 갖기 위하여 문서화된 정보의 보유

프로세스를 구성하는 수많은 행위를 통해 우리는 수많은 출력값(실행의 결과물 또는 기록물)을 만들어내게 됩니다. 예를 들어, 입고검사 프로세스에서는 입고품목리스트, 입고검사 대상품목리스트, 입고검사 신청서, 입고검사 결과서(성적서), 거래명세서 등이 있죠.

프로세스에서 정의한 행위를 실제로 이행했는지 확인하기 위해서 이렇게 프로세스에서 정의한 출력값들을 전산시스템 또는 문서로 잘 가지고 있으라는 의미입니다.

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그럼 이만.

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