7.5 문서화된 정보에 대해서 계속 알아보죠.
7.5.1 일반사항을 통해서 우리는 우리가 운영하고 있는 품질경영시스템에 어떠한 문서화된 정보가 필요한지를 식별하고 결정하게 됩니다. (유지, 보유, 결정, 전달이 필요한 요구사항들)
이제 이 결정된 문서화된 정보를 만들어 낼 때, 주먹구구식으로 각자 아무렇게나 만들어내면 될까요?
조직에서 결정된 문서화 체계에 의해서 어떤 매체를 통해, 어떤 양식에, 누가, 언제 만들어 냈는지 등등을 정해놓고 조직의 인원들로 하여금 그대로 만들어 낼 수 있게 해야겠죠.
(누구는 엑셀을, 누구는 한글을, 누구는 표로 작성하고, 누구는 그냥 주저리주저리 적는 등등)
그래서 7.5.2항은 이제 우리 조직에서 필요한 문서화된 정보를 어떻게 작성하고, 갱신하는지에 대한 요구사항입니다. 자 그럼 요구사항을 하나씩 살펴보죠.
7.5.2 작성(creating) 및 갱신
문서화된 정보를 작성하거나 갱신할 경우, 조직은 다음 사항의 적절함을 보장하여야 한다.
조직에서 작성되는 문서화된 정보는 a)~c)항을 적절하게 갖추고 있어야 합니다.
a) 식별(identification) 및 내용(description)(예: 제목, 날짜, 작성자 또는 문서번호)
식별(identification)은 분별하여 알아본다는 뜻입니다. 즉, 이문서화된 정보(이하 문서라고 표현)가 도대체 뭔지에 대해서 알아볼 수 있어야 한다는 것이죠. 요구사항에 명시되어 있는 것처럼 제목, 날짜, 작성자 또는 문서번호가 대표적인 예입니다.
예를 들어, 서점에 꽂혀있는 책들에 제목, 지은이, 출판사 등이 적혀있지 않다면 우리는 모든 책을 일일이 펴봐야 이 책이 담고 있는 내용을 알 수 있듯이, 식별이란 굳이 내가 펼쳐보지 않고 들여다보지 않아도 이 문서가 어떤 정보를 가지고 있는지, 누가 작성했는지 정도를 알 수 있도록 합니다.
(PC에 저장된 파일에 임의로 식별을 부여하기도 하는데, 파일명에 대한 식별정보를 지정하는 회사도 많습니다)
식별에 필요한 정보는 제목, 날짜, 작성자, 문서번호를 포함하여 색깔도 포함될 수 있습니다.
(예: 대외비는 빨간색 글자로 표현하는 등)
내용(description)은 말 그대로 그 문서가 가지고 있는 알맹이 같은 거죠.
내용의 예는 보통 문서에서 볼 수 있는 제목, 목적, 범위, 책임 및 권한, 활동의 기술(행위의 순서, 절차, 내용), 기록(활동에 관련된 기록), 부록, 검토/승인 및 개정, 변경의 식별(Revision 관리) 등이 있습니다.
각 프로세스의 문서마다 내용은 상이합니다. 그렇기 때문에 문서마다 어떤 내용들로 채워져야 하는지 사전에 정의되어 있어야 합니다.
b) 형식(format)(예: 언어, 소프트웨어 버전, 그래픽) 및 매체(media)(예: 종이, 전자매체)
문서에 담을 식별정보 및 내용이 확정되었으면(알맹이를 결정했으면), 이제 어떻게 생긴 그릇에 담을지를 결정해야겠죠? 예로 언급된 언어, 소프트웨어 등이 있긴 하지만, 쉽게 생각하면 우리한테는 양식만 정해지면 됩니다.
보통 양식을 결정하면 그 과정에서 결정되는 형식(format)이 매우 많습니다. 사용프로그램, 글자크기, 여백크기, 사진사이즈 등등 보통 문서를 작성한다는 것이 최초에 결정/정의된 양식에 내용을 넣은 것으로 이해될 수 있으니 사실상 식별/내용/형식/매체의 결정체는 양식이라고 볼 수 있습니다.
c) 적절성 및 충족성에 대한 검토 및 승인
문서가 a), b)의 기준에 따라 적합하게 작성이 되었는지에 대한 검토와 승인이 이뤄져야 합니다. 보통은 문서의 오른쪽 상단에 결재란이 있고(물론 요새는 대부분 전자결재), 담당자-팀장-부서장 등과 같은 검토/승인의 과정을 거치게 되죠.
이 부분은 5.3 조직의 역할, 책임 및 권한 과도 연관이 있습니다. 문서라는 것이 결국 어떠한 프로세스의 결과물이라는 측면에서 "프로세스가 의도된 출력을 도출하고 있음을 보장(5.3 b)항)"해야 합니다.
그 보장을 위해 팀장, 부서장에게 검토/승인할 책임과 권한을 부여하는 것이고, 해당 문서에 대한 적절성과 충족성을 검토 후 승인하는 것입니다. 그리고 그 검토와 승인이 되었다는 의미로 상단에 결재서명이 표시되죠.
문서라는 것은 이로써 효력을 가지게 되는 것입니다.
다음 글에서는 이제 만들어낸 7.5.2항을 통해 만들어낸 문서를 어떻게 관리할지에 대한 내용을 알아보겠습니다.
그럼 이만,
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