드디어 7항의 마지막입니다.
그간의 과정을 잠시 한번 되풀어 보면, 다음과 같습니다.
- 7.1항에서는 인원, 기반구조, 프로세스 운용환경(사회적/심리적/물리적), 모니터링/측정 자원, 조직의 지식
- 7.2항에서는 우리 조직의 인원이 가져야 할 역량/적격성
- 7.3항에서는 인원의 적극참여를 이끌어 내기 위한 인식
- 7.4항에서는 품질경영시스템 내에서 서로서로가 정보를 주고받는 것을 정한 의사소통
그리고, 7.5항에서는 우리가 지금까지 그리고 앞으로도 알게 될 모든 요구사항을 담는 그릇이라고 할 수 있는 "문서화된 정보(Documented information)에 대해서 계속 알아 보도록 하겠습니다.
일전에 "문서화된 정보"의 의미는 하기 게시물을 참고하시기 바랍니다.
"문서화된 정보"라고 해서 뭐 거창하게 다른 의미를 가지고 있는 것이 아니라, 우리가 조직에서 보유하고 있는 절차서, 표준서, 메뉴얼, 지침서, 작업표준, XX년도 품질방침 등과 같이 품질경영시스템의 운영하기 위해서 우리가 가지고 있어야 하는 문서 정도로 이해하시면 될 것 같습니다.
요구사항을 통해서 천천히 한번 이해를 해보시죠.
7.5.1 일반사항
조직의 품질경영시스템에는 다음 사항이 포함되어야 한다.
품질경영시스템을 운영하는데 있어 a), b)에서 언급한 문서화된 정보가 반드시 있어야 합니다.
a) 이 표준에서 요구하는 문서화된 정보
ISO9001 요구사항을 살펴보시면 친절하게 거의 모든 항목마다 다음의 문구가 나와 있으며, 하기 문구가 포함된 요구사항은 모두 문서화된 정보를 갖춰야 합니다.
1) 유지하여야 한다.(Shall maintain)
: 요구사항을 이행하기 위한 기준, 절차, 계획을 담는 그릇 (예. 절차서, 메뉴얼, 품질방침, 품질목표 등)
2) 보유하여야 한다.(Shall retain)
: 요구사항을 이행하기 위한 기준, 절차, 계획에 따라 나오는 결과물 또는 증빙 (예. 검토결과서, 도면 등)
3) ~를/을 결정하여야 or 정하여야 한다.(Shall determine)
: 해당 요구사항과 관련된 프로세스를 운영하기 위해 사전에 결정되어야 하는 사항 (프로세스에 반영 필요)
4) 전달하여야 한다. (Shall communicate)
: 8.4.3항 외부공급자에게 전달해야하는 조직의 요구사항
3)항의 경우, 결정된 사항을 반드시 문서화 해야한다는 직접적인 내용은 찾아볼 수 없지만, 사실 문서화되어 어디에든 반영되어 있지 않으면 결정된 내용이 무엇인지 어떻게 알 수 있을까요? 굳이 ISO심사를 위해서가 아니라, 결정되고 정해진 내용은 조직원들의 인식, 적합한 프로세스의 운영을 위해서라도 반드시 객관화된 문서로 기록되어야 하겠습니다.
4)항의 경우는 외부공급자에게 전달되는 조직의 요구사항이 꾀나 많고, 사실상 계약과 관련된 사항이기 때문에 반드시 문서화된 정보로의 전달이 요구됩니다.
1)항~4)항까지는 요구사항 문서를 검색해보시면 충분히 식별하실 수 있으실 겁니다 ^^
b) 품질경영시스템의 효과성을 위하여 필요한 것으로, 조직이 결정한 문서화된 정보
a)항에서 언급한 것과 같이 ISO9001에서 요구하는 내용이외에도 조직에서 문서화가 필요하다고 판단되는 것이 있다면 얼마든지 문서화된 정보로써 포함할 수 있다는 내용입니다. 굳이, a)항의 요구사항으로 인해 문서화에 제한을 두지 말라는 것으로 이해됩니다.
비고. 품질경영시스템을 위한 문서화된 정보의 정도는, 다음과 같은 이유로 조직에 따라 다를 수 있다.
- 조직의 규모, 그리고 활동, 프로세스, 제품 및 서비스의 유형
- 프로세스의 복잡성과 프로세스의 상호 작용
- 인원의 역량
b)항에서 언급한 것과 같이 조직의 상황에 따라 a)항의 요구사항 그 이상의 문서를 만들어내도 무관하나, 상기 언급된 조건에 따라 그 종류와 양이 서로 상이할 수 있음이 "비고"를 통해서 충분히 이해되는 것 같습니다.
단, 여기서 그런 의문이 들 수 있습니다. 과연 요구사항을 넘어서 더많은 문서를 만들어내는 것이 효과적인가?
예전에 제가 "품질경영시스템은 어느정도까지 해야하나요?" 라는 주제로 글을 쓴적이 있는데 저의 생각은 최소한 ISO9001에서 요구하는 문서만 만들어 관리하고, 나머지는 상황이 여의치 않으면 만들어내지 않아도 된다는 것이죠.
문서관리도 관리입니다. 하면 할 수록 좋아질 수는 있지만 어느정도까지 좋아져야하고 또 계속 더 좋아질 수 있을 까요? 더 할 수는 있지만 관리력이 너무 많이 투입된다면 안하니만 못한 것이 됩니다.
일단은 최소한의 요구사항을 준수할 수 있는 수준에서 품질경영시스템을 운영하고, 조직에서 가능한 범위내에서 계속 그 한계를 넓혀가면 될 것 같습니다. :)
다음 글에서 천천히 7.5.2항 작성 및 갱신에 대해 다뤄보겠습니다.
그럼 이만,
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