ISO9001 [8.4] 외부에서 제공되는 프로세스, 제품 및 서비스의 관리 Part.3

8.4.1항에 의해서 우리는 어떤 프로세스, 제품 또는 서비스를 외주 할 것인지 결정하고 그에 적합한 외부공급자를 평가, 선정, 성과 모니터링 하는 것에 대한 내용을 알아보았습니다.

8.4.2항에서는 그렇게 선정된 외부공급자가 우리가 고객에게 제품 및 서비스를 제공하는 데 있어 부정적인 영향을 미치지 않도록 무엇을 어떻게 관리하는지에 대한 내용을 알아보았습니다.

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앞서 살펴본 내용을 간략하게 정리하면, 다음과 같습니다.

① 무엇을 외주화 할지 결정

② 어떤 업체에게 맡길지 결정

③ 선정된 업체를 어떻게 관리할지를 결정

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이제 우리가 해야 할 것은 외부공급자가 어떤 제품이나 서비스를 우리에게 제공해야 하는지, 우리가 요구하는 사항은 무엇인지를 명확하게 전달하는 것입니다.

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요구사항을 한번 살펴볼까요?

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8.4.3 외부공급자를 위한 정보

조직은 외부공급자와 의사소통하기 이전에 요구사항이 타당함/충분함(adequacy)을 보장하여야 한다.

본 요구사항의 목적은 외부공급자가 제공하게 될 프로세스, 서비스 또는 제품에 필요한 요구사항과 8.4.2항에서 정한 관리사항(controls)을 외부공급자가에게 명확하게, 모호하지 않게 전달해서 우리가 고객에게 제품을 제공하는 과정 또는 고객만족도에 부정적인 영향을 미치지 않도록 하는 것입니다. 핵심은 명확한 정보의 전달이죠.

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그렇다면, 의사소통하기 이전에 요구사항의 타당함/충분함은 어떻게 보장할 수 있는 것일까요?

제한은 없지만, 세 가지로 생각해 볼 수 있겠습니다.

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첫 번째, 요구사항은 명확해야 하고 모호하지 않아야 하며, 혼란을 야기할 수 있는 부분이 있는지 사전에 검토해야 합니다. 이 부분은 외부공급자와의 사전 협의를 통해서 충분히 함께 명확화 할 수 있어요.

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두 번째, 제공받는 측(우리 조직)과 제공하는 측(외부공급자)은 제공될 제품이나 서비스에 필요한 정보가 무엇인지 사전에 협의를 통해서 정해야 합니다. 받는 사람과 만드는 사람은 입장도 틀리고 고려해야 하는 부분도 틀릴 수 있기 때문에 필요로 하는 정보에 차이가 있을 수 있습니다. 이 때문에 사전에 제공될 정보리스트에 대한 합의가 필수죠.

(예를 들어, 도면, 카탈라고, 모델번호, 납품일자, 납품장소 등)

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세 번째, 외부공급자에게 정보를 제공하기 전에 전달되는 정보가 제대로 포함되고 명시되었는지 확인해야 합니다. 보통 조직에서 구매요구서, 구매설명서, 구매의향서 등의 명칭으로 사용되는 문서를 외부공급자에게 주고 제품계약을 체결하게 되는데, 이때 우리가 발행한 구매요구서 등의 내용은 우리가 요구하는 사항이 명확히 기입되었는지에 대해 사전 확인이 필요합니다. (틀린 정보가 계약되면 나중에 위약금을 물거나 계약을 수행해야 하죠)

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위의 세 가지 조건이 수반이 되어야 전달되는 정보가 타당하고 충분함이 보장된다고 말할 수 있겠습니다.

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조직은 다음 사항에 대한 조직의 요구사항을 외부공급자에게 전달하여야 한다.

원활한 제품 및 서비스, 프로세스를 공급받기 위해서는 최소한 아래의 항목에 대한 요구사항이 외부공급자에게 제공되어야 합니다. 보통 이러한 사항들은 구매설명서에 간략하게 기입되어 있거나, 계약 시 사용되는 자재거래기본계약서에 등에 일부내용이 포함될 수 있습니다. (의사소통 방법, 관리방법 등등)

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a) (외부공급자가) 제공하는 프로세스, 제품 및 서비스

외부공급자에게 공급받고자 하는 제품 및 서비스, 프로세스에 대한 요구사항은 다음과 같은 내용들이 있을 수 있습니다.

① 제품 또는 서비스의 이름 또는 설명: 모델버전 등 제품을 식별하기 위한 모든 정보

② 구매정보: 필요한 수량, 납품요구일자, 납품장소 등

③ 공급업체가 준수해야 할 사항 : 기술사양, 포장/배송 요구사항, 운송조건, 제작환경 등

④ 품질 관련 사항: 시험/검사지침, 품질기록(record), 측정장비 등

⑤ 상기 외 추가요건(규제, 안전 관련 등) 등

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b) 다음에 대한 승인

1) 제품 및 서비스

제품 및 서비스 승인을 위해 충족시켜야 하는 요구사항이 무엇인지 명시해야 합니다. 즉 제품이 만족해야 하는 요구사항이라고 표현할 수도 있습니다. 이 요구사항은 결국 제품을 만드는 과정이나 제품이 우리 조직에 전달되기 전에 또는 전달될 때(=입고검사) 어떠한 관리가 이뤄져야 하는지, 어떤 검사가 이뤄져야 하는지에 대한 기준입니다.

(어느 시점에 어떠한 검사를 이행하고 어떤 기준치를 만족해야 제품이나 서비스가 OK를 받을 수 있는지)

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2) 방법, 프로세스 및 장비

제품 및 서비스 승인을 위해 제품 또는 서비스를 만들 때 반드시 사용되어야 하는 제조방법(용접기법이나 열처리 등), 프로세스 및 장비에 대한 요구사항을 명시해야 합니다. 장비에는 모니터링 및 측정장비를 포함합니다.

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3) 제품 및 서비스의 불출(release)

우리 조직 또는 최종고객에게 제품 또는 서비스를 출시(외부공급자의 손을 떠남)하는데 필요한 승인이 무엇인지, 무슨 요구사항을 만족해야 하는지 제공해야 합니다. 그리고 그 승인은 외부공급자가 직접 할 것인지, 우리 조직이 할 것인지도 결정해야 합니다.

(예를 들어, 공정간 또는 최종제작단계에서 검사를 받아 합격한 증빙이 있어야 출시할 수 있다던지... 또는 외주설계원이 그린 도면이 출토될 때 어떤 승인을 거쳐야 하는지 등)

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c) 요구되는 모든 인원의 자격을 포함한 역량/적격성

우리에게 제품이나 서비스를 직접 제공하는 인원들이 요구사항의 적합성을 유지하기 위해 필요한 자격이나 적격성이 있다면 명시해야 합니다. (예. 용접사 또는 변호사 등 특정자격)

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d) 조직과 외부공급자의 상호 작용

7.4 의사소통과 같은 내용입니다. 우리 조직과 외부공급자가 누구를 통해서 어떠한 정보를 어떤 주기로 어떻게 주고받고 필요한 경우 어떻게 의사소통한다라는 내용을 사전에 정해서 외부공급자에게 제공해야 합니다.

(예를 들어, ~ 것은 팩스로 보내주고 ~것은 공문으로 써달라 등등)

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e) 외부공급자의 성과에 대하여 조직이 적용하는 관리 및 모니터링

8.4.2항에서 정한 외부공급자에 대한 관리기준 내용과 더불어 모니터링한 결과를 제공해야 합니다. 우리 조직이 너네가 제품을 불량 내지 않고 잘 만들고 있는지 문제는 없는지 어떠한 결괏값을 어떤 주기로 어떻게 확인해서 결과에 따라 이렇게 이렇게 할 것이다라는 내용을 포함할 수 있죠. (공정진행률, 납기준수율, 제품불합격률 등)

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f) 조직 또는 조직의 고객이 외부공급자의 현장에서 수행하고자 하는 검증 또는 실현성 확인 활동

외부공급자의 프로세스가 운영되는 곳에서 우리 조직 또는 우리 조직의 제품이나 서비스를 최종적으로 제공받을 고객이 필요한 경우 제품에 대한 검증 또는 실현성 확인 활동을 이행할 수 있으며, 이러한 사항이 외부공급자에게 사전에 공지되어서 필요한 시점에 필요한 검증을 이행할 수 있도록 사전에 준비할 수 있게 해야 합니다.

단순 육안 검증도 그렇지만 실현성 확인 활동은 보통 인력과 시간 그리고 자재도 소요될 수 있기 때문에 비용과 일정측면을 고려하지 않을 수 없습니다.

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외부공급자에게 제공되어야 할 정보에 대해 알아보았습니다.

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회사마다 틀리겠지만, 보통은 구매요구설명서(Purchasing Order Specification, POS)라는 문건으로 외주공급사 측에 우리가 제공받을 제품이 무엇인지 어떤 것들이 요구되는지에 대해서 표현되어 있습니다.

예를 들어, 우리가 설계도면을 그리는 경우에는 도면이 구매요구설명서의 첨부로 외주공급사 측에 같이 공급되는데 이때 "제품 및 서비스의 승인을 위한 요구사항"은 도면기준이 될 수 있죠.

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사실, 우리가 직접 제품이나 서비스를 만들어낸다고 생각했을 때 있어야 할 관리계획, 기준에 대한 정보를 그대로 외주공급자에게 제공하는 것이라고 볼 수 있습니다. 즉, 외부공급자 스스로가 우리한테 공급할 제품에 대해서 임의로 결정하고 판단해서 공급하지 못하도록 구체적인 관리항목을 제시하는 것입니다.

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지금까지 "8.4 외부에서 제공되는 프로세스, 제품 및 서비스의 관리"에 대해서 세 파트로 나눠서 알아보았습니다.

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부디 많은 도움이 되셨길 바랍니다. :)

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그럼 이만.

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