ISO9001 [8.5] 생산 및 서비스 제공 Part.5(보존)

이번 글에서는 "8.5.4 보존(Preservation)"에 대해서 한번 알아보겠습니다.

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보존이 적용되는 범위는 최종적으로 제품이 만들어지고나서부터가 아니라 제품을 생산하는 과정, 서비스를 제공하는 과정부터 고객에게 최종적으로 인도되기 전까지 즉, 생산 및 서비스 제공의 모든 단계에서 출력되는 산출물(=output)을 포함합니다.

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보존의 목적은 당연히, 우리가 만든 제품이나 서비스가 최초에 계획한 의도에 그대로 또는 적합하게 제공될 수 있도록 하기 위함입니다. 잘 만들었는데 예기치 못한 파손, 분실, 변형 등이 발생하게 된다면, 제품이나 서비스로써의 가치를 상실하게 되고, 재생산/재공급이 필요하게 되기 때문입니다.

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요구사항은 비교적 단순합니다. 하지만, 실제로 생산현장에서 보면 제품하나하나마다 보존의 방식이 결정되어 관리되고 있는 것을 보면 단순한 요구사항이지만 그 적용범위와 해야 하는 활동들은 다소 많아 보이기도 합니다.

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그럼 요구사항을 한번 살펴볼까요?

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8.5.4 보존

조직은 요구사항에 적합함을 보장하기 위해 필요한 정도까지, 생산 및 서비스를 제공하는 동안 출력을 보존하여야 한다.

[비고] 보존에는 식별, 취급, 오염관리, 포장, 보관, 전달 또는 수송 및 보호가 포함될 수 있다.

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보시는 것과 같이 요구사항은 매우 간결합니다.

결론은, 제품이 고객한테 전달되기 전까지 상하지 않게 잘 보호해야 한다는 내용입니다.

그리고, "필요한 정도까지"이기 때문에 조직 내에서 제품의 적합성을 유지할 수 있는 범위 내에서 그 정도(extent)를 결정하면 됩니다. 굳이 과하게 할 필요가 없다는 뜻으로 해석하셔도 됩니다.

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그럼 "생산 및 서비스를 제공하는 동안 출력을 보존" 하기 위해서는 어떤 과정이 필요할까요?

(제품생산 기준으로 예를 한번 들어보겠습니다)

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1. 각 생산프로세스마다 출력되는 산출물이 무엇이 있는지 파악합니다.

여러 공정을 거치면서 마침내 최종 제품이 만들어지기 때문에, 각 공정마다 출력되는 산출물 (각 생산단계마다의 출력값)이 무엇이 있는지 정확하게 파악을 해야 얘를 보존할 것인지 말 것인지를 알 수 있겠죠?

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2. 고객 및 조직에서 정한 요구사항이 별도로 있는지 파악합니다.

결국 우리는 요구사항을 만족하기 위한 제품을 생산하기 때문에, 앞서 제품 및 서비스의 요구사항을 결정하는 단계에서 이 제품에 보존과 관련된 요구사항이 있는지 확인이 필요합니다.

또한, 제품 및 서비스의 개발/설계단계에서 출력되는 정보 중 "8.3.5. d)항: 의도한 목적에, 그리고 안전하고 올바른 공급에 필수적인 제품 및 서비스의 특성 규정"이라는 내용에서도 규정된 제품의 특성을 통해 어떠한 것이 요구되는지 파악해 볼 수 있습니다.

※1번과 2번의 순서는 중요하지 않습니다. 무엇을 먼저 파악하기보다는 1번, 2번을 놓치지 않는 것이 중요!

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3. 보존할 제품과 보존이 필요한 시점을 결정합니다.

앞서 1번, 2번을 통해서 각 생산프로세스, 외주프로세스 등을 통해 출력되는 제품 중에 우리의 최종 제품이나 서비스의 적합함을 보장하기 위해서 어떤 제품을 보존되어야 하는지 결정합니다.

아울러, 이 제품이 출력되는 시점부터 언제까지 보존되어야 하는지에 대한 시점까지 정해야 합니다.

그렇다면, 이제 무엇을, 언제까지라는 것에 대한 답이 도출될 수 있겠지요.

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4. 누가 할 것인지 결정합니다.

큰 규모의 회사를 보면 물류팀이나 자재운영팀과 같이 최종제품과 자재의 보존을 전담으로 하는 조직도 있고, 통상적으로는 생산부서에서 각 원자재, 소재, 부품 등을 창고에 잘 보관해 놨다가 사용하고 제품이 다 만들어지면 포장해서 납품될 때까지 잘 보관해 둘 것입니다.

이렇듯 "누가"보존활동을 할 것인지를 명확하게 지정하여, 앞으로 지정될 보존활동에 대한 책임과 권한을 부여해야 합니다. 여기서 "누가"는 우리 회사의 사람이 될 수도 있고, 외주프로세스를 이행하는 사외협력업체 사람, 우리 물건을 고객에게 운송하는 배송업체 사람도 될 수 있고, 물건을 임대해서 사용하는 고객도 해당될 수 있습니다.

그래서 "누가"를 결정할 때는 결국, 제품이 원래의 목적대로 사용될 수 있도록 하는 모든 단계(생산-배송-사용)의 이해관계자들이 대상이 될 수 있습니다.

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5. 보존활동을 결정합니다.

무엇을, 언제, 누가 할지는 결정되었습니다. 이제 가장 중요한 "어떻게"에 대한 내용을 결정해 봐야겠네요.

어떻게에 대한 내용은 예시를 통해 먼저 살펴보죠.

1) 서비스분야

- 고객에게 따듯한 음식을 제공하기 위해 적절한 온도로 보온

- 정기적인 백업 및 바이러스 방지에 의한 데이터 온전성을 보장

- 바이러스 백신의 유통기한 및 보관조건 유지

- 방역이 잘 되어 있는 수술실

2) 제품생산분야

- 습기에 민감한 용접봉 보관창고의 온도/습도 관리

- 파이프 내 불필요한 이물질 및 수분 유입 방지를 위한 밀봉 관리

- TV를 스펀지, 스티로폼, 두꺼운 종이박스로 포장

- 액체 보관용 탱크에 다른 액체를 채우기 전 세척하여 오염 제거

© jotoler, 출처 Pixabay

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우리가 결정한 보존 대상물의 어떠한 특성을 보존해야 하는지가 결정되면 각각의 특성에 따라 어떻게 보존할 것인지를 결정해야 합니다. 특별히 요구사항에서는 보존방법에 대해서 다른 문서를 참고하라는 내용은 언급되어 있지 않기 때문에 자사에서 특성을 고려한 보존 방법을 별도로 설정하시면 되겠습니다.

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보존 방법을 결정할 때는 어떤 행위(파렛트 위에 올리거나, 포장지로 싸거나 등등)에 대한 내용을 비롯하여 환경에 대한 측면도 고려해야 합니다. 환경이라 하면 흔히 온도/습도를 비롯하여 사람의 특정한 행위가 아니라 자연적으로 제품에 영향을 미칠 수 있는 조건들을 말합니다.

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이밖에, 보존 방법을 결정할 때 고려되어야 할 요소에 대해서는 "[비고]"란에 친절하게 언급이 되어 있습니다.

- 식별: 우리 제품에 사용될 원재료나 부품 또는 출고대기 중인 완성된 제품을 명확하게 알아보기 위함

- 취급: 만지거나 사용할 때(=Handling)할 때 유의해야 할 사항을 고려

- 오염관리: 원래의 특성을 저해하는 오염(섞이거나, 더러워지거나 등등)으로부터 보호할 사항 고려

- 포장: 종이박스로 쌀 것인지, 비닐로 쌀 것인지 등에 대한 Packing 부분을 고려

- 보관: 환경조건(온도/습도) 등을 고려하여 보관하는 방법(선반에 둔다, 냉장고에 둔다 등)을 고려

- 전달 또는 수송: 납품하는 과정이나 제품이나 서비스가 고객에게 전달되는 과정이나 운송방법(항공, 선박, 차량 등)에 따른 고려

- 보호: (=Protection) 어떤 환경이나 외부적인 요인(충격 등)에 대해 손상되지 않도록 하는 것을 고려

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마지막으로 보존활동에는 어떠한 주기로 이행할 것인지도

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6. 결정된 보존활동을 문서화하고, 어떠한 기록을 남길 것인지 결정한다.

한마디로 프로세스(4.4)를 만들면 됩니다. "보존"이라는 요구사항 역시도 각 회사마다의 품질경영시스템의 하나의 파트로써 역할을 하기 때문에 이러한 활동을 정의하는 프로세스의 수립이 별도로 필요합니다.

프로세스의 내용은 상기 1~5까지의 내용이 되겠고, 각 활동들이 명확하게 이뤄졌는지에 대한 모니터링 지표도 설정하면 됩니다.

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이때, 프로세스는 보존 활동을 하기 위한 계획과 실행에 대한 전반적인 업무흐름을 나타내기 때문에, 각각의 제품에 대한 구체적인 보존활동 방법은 별도의 세부문건으로 각각 만들 수 있겠습니다.

이때, 작업표준서(혹은 작업지침서)와 같이 최대한 구체적이고 명확하게 보존활동을 명시하는 것이 중요합니다. 또한 사진 등을 이용해서 실제로 보존활동한 결과가 어떻게 만들어지는지 참고할 수 있도록 하는 것도 중요합니다.

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추가로, 상기 1~5까지의 프로세스가 흘러가는 동안에 어떤 기록을 남길 것인지를 결정해야 하고, 실제로 보존활동이 정해놓은 절차나 지침에 따라 잘 이행되도록 체크시트를 사용하도록 하거나, 보존활동의 이행여부 또는 보존활동의 결과를 확인하기 위한 기록을 어떻게 남길 지도 결정해서 각각의 제품상태를 굳이 일일이 육안으로 확인하지 않더라도 보존활동이 적합하게 수행되고 있음을 확인할 수 있으면 되겠습니다.

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지금까지 "보존(Preservation)" 요구사항에 대해서 한번 살펴보았습니다.

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반드시 다 만들어진 완성품이나 최종적으로 제공되는 서비스에만 적용되는 것이 아니라, "8.5 생산 및 서비스 제공"의 하위 요구사항인 만큼, 제품이나 서비스를 만들어내는 과정에서도 적용된다는 것을 유의하셔서 각 회사마다의 적합한 보존활동을 정의해 보시기 바랍니다 :)

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그럼 이만,

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