ISO9001 [9.3] 경영검토/경영평가(Management review) Part.1

요구사항 중에 가장 실현하기 어려운(?) 것 중에 하나가 바로 이 경영검토입니다.

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제 경험으로는 대부분의 회사가 이 경영검토를 잘 이행하기 어려운 환경인데, 그 이유는 품질경영시스템을 품질

부서에서 인증받기 위한 일종의 특별한 문서화라고 생각이 팽배하기 때문입니다.

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알게 모르게 경영검토라는 행위를 하고 있음에도 불구하고, 명확한 절차와 기준에 따라 이행하지 않고 보통 차년도의 사업계획을 근거 없이(?) 수립하는 것에만 혈안이 되어 있기 때문에 경영검토 입력사항마다의 명확한 검토와 그 검토에 따른 후속조치 등이 아쉬울 수밖에 없습니다.

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그리고, 대부분은 규모가 작은 회사에서는 이 경영검토 자체를 하지 않습니다.

왜냐하면 하지 않아도 회사가 망하지도 않고, 대표가 뭐라고 하지도 않고 심지어 ISO인증을 유지해 주는 인증심사기관에서도 형식적인 인증만을 남발하기 때문입니다.

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최소한 우리는 그렇게 하면 안 되는 걸 알기에 이 요구사항을 명확하게 이해하고 제대로 할 수 있도록 해보자고요.

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9.3.1 일반사항

최고경영자는 조직의 전략적 방향에 대한 품질경영시스템의 지속적인 적절성, 충족성, 효과성 및 정렬성을 보장하기 위하여 계획된 주기로 조직의 품질경영시스템을 검토하여야 한다.

조직의 전략적 방향을 올바르게 추진하기 위해 현재의 품질경영시스템은 적절한가? 요구사항을 만족하고 있는가? 효과가 있는가? 전략적 방향과 일치되는가? 에 대한 검토를 위해 경영검토라는 행위가 필요합니다.

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보통 ISO 요구사항에 있는 용어는 우리가 알고 있는 일반적인 정의와는 다를 수 있기 때문에, 명확하게 인지하고 넘어가는 것이 필요합니다.

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• 적절성(suitability) : 어떤 대상에 대해서 꼭 알맞은 정도
• 충족성(adequacy) : 어떤 대상에 조건을 만족시키는 정도
• 효과성(effectiveness) : 계획된 활동이 실현되어 계획된 결과가 달성되는 정도
• 정렬성(Alignment) : 어떤 방향과 얼마나 부합하는지에 대한 정도

※정렬성은 영어뜻만 보면 나란히 맞추다는 의미로써, ISO에서는 전반적으로 목표하는 바에 얼마나 부합하는지에 대한 정도라고 이해하시면 될 것 같습니다.

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결론적으로 위의 4가지가 잘되고 있음을 보장하기 위해 주기를 정해서 검토해야 한다는 말입니다.

보통 주기는 1년에 한 번 차년도 사업계획을 수립하기 이전이 적절한데, 자원에 대한 투자계획이 해당 시점에 이뤄지기 때문에 경영검토를 통해 전략적 방향이나 개선을 위해 자원의 투입이 필요하다고 결정되면 반드시 사전에 검토되어야 하기 때문입니다.

그러기 위해서는 사실 당해연도에 어떤 계획을 세우고, 목표에 대한 성과를 점검할 때 12 월까지가 아니라 10월이나 11월 정도에 마무리될 수 있도록 하는 것이 좋습니다. (내년도 계획은 당해연도 11월쯤부터 착수!)

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위와 같이 1년에 한 번 하는 것도 있지만, 사실상 경영검토는 주단위/월단위/분기 단위등으로 이뤄지기도 합니다.

모니터링/측정된 결과를 바탕으로 분석/평가된 내용이 정기회의에서 논의되거나, 정기적으로 최고경영층에 보고 되는 내용이 있다면 사실상 경영검토가 이뤄지고 있는 것이라고 봐도 무방합니다.

반드시 1년에 한 번씩 경영검토 회의를 소집하거나, 경영검토라는 문구를 넣은 종합보고서 형태가 아니라도 된다는 의미입니다. 하지만, 위와 같은 형태가 입력과 출력을 식별하기에 가장 최적의 설루션이긴 합니다...

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9.3.2 경영검토 입력사항

경영검토는 다음 사항을 고려하여 계획되고 수행되어야 한다.

경영검토가 하고 싶을 때 하는 것이 아니라 계획을 수립해서 이행해야 한다는 의미입니다.

계획을 세우고 이행하고 모니터링하기 위해서는 자연스럽게 기준/절차가 따라와야 하겠죠?

프로세스를 만드는 것이 좋겠습니다.

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a) 이전 경영검토에 따른 조치의 상태

경영검토를 실시하게 되면 뒤에서 언급될 9.3.3항과 같이 "경영검토 출력사항"이라는 것이 발생합니다.

그래서 경영검토를 할 때는 이전에 했던 경영검토에서 출력했던 검토사항/시정조치, 개선사항들이 제대로 이행되었는지에 대한 결과를 확인해야 하고 경영검토의 내용으로 포함시켜야 합니다.

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각각의 항목에 대한 완료 여부와 효과성에 대한 내용을 기입하고, 완료하지 못했다면 왜 완료 못했는지와 어떤 잔여항목들이 남았다는 내용도 함께 작성해 놓으면 되겠습니다.

※경영검토 후속조치는 보통 차년도의 목표 중 하나로 설정되거나 프로세스의 변경을 수반하기 때문에 모니터링하는 것이 다소 어렵지 않습니다. 단, 별도의 과제형식으로 조치부서만 관리를 한다면 진행여부가 공식적으로 확인되기 어려울 수도 있습니다.

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b) 품질경영시스템과 관련된 외부 및 내부 이슈의 변경

"4. 조직사항"에서 우리는 조직의 내/외부 이슈에 대해서 알아보았고 나아가 이해관계자의 니즈와 기대도 함께 알아보았습니다. 이는 보통 수시로 이뤄지지만 보통은 매년 주기를 정해서 알아보고 이러한 이슈들이 우리에게 어떠한 영향을 미칠 수 있는지 리스크/기회관리까지 연결됩니다.

여기서는 외부 및 내부이슈 중 우리에게 영향을 미치는 영향이 어떤 것들이 있는지에 대한 전반적인 이해를 돕기 위해 어떤 사항들이 변경되었는지도 포함하게 됩니다.

※이미 리스크 및 기회에서 식별해 놓았으니, 그대로 가져다 쓰면 되겠네요.

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c) 다음의 경향(Trend)을 포함한 품질경영시스템의 성과 및 효과성에 대한 정보

경향은 한자로 기울 경(傾), 향할 향(向)으로 어떤 방향으로 기울어지다는 뜻입니다.

다시 말해, 경향을 보여준다는 것은 관찰하고자 하는 대상이 시간의 경과에 따라 어떤 특성을 보여주는지 그리고 좋아지고 있는지 나빠지고 있는지를 보여주는 것이라고 이해하면 되겠습니다.

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1) 고객만족 및 관련 이해관계계자로부터의 피드백

2) 품질목표의 달성 정도

3) 프로세스 성과, 그리고 제품 및 서비스의 적합성

4) 부적합 및 시정조치

5) 모니터링 및 측정 결과

6) 심사결과

7) 외부공급자의 성과

이에 에 언급되는 항목들은 9.1.3항에서 이미 다루었던 내용들입니다.

"9.1.3 분석 및 평가"에서 확인한 내용이 그대로 경영검토 입력사항으로 반영되어야 합니다.

각 항목에 대한 자세한 설명은 앞에 작성된 글을 참고하시기 바랍니다.

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적다 보니 너무 많아서 이후 내용은 Part.2에서 계속 다루도록 하겠습니다 :)