ISO9001 [6.3] 변경의 기획

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이번 글에서는 우리가 힘들게(?) 구축한 품질경영시스템에 변경이 필요할 때 어떠한 요구사항에 따라 이행되어야 하는지 알아보겠습니다.

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6.3 변경의 기획

조직이 품질경영시스템의 변경이 필요하다고 정한 경우, 변경은 계획적인 방식으로 수행되어야 한다(4.4 참조)

ISO9001 요구사항에 따라 구축된 우리 조직의 품질경영시스템에 변경이 필요한 경우에는 임의로 변경하지 말고 정해진 계획과 기준에 따라 해야 한다라고 이해하면 되겠습니다.

4.4항을 참조하라고 하는 것은, 품질경영시스템은 필요한 프로세스와 그 프로세스의 상호작용으로 이뤄져 있기 때문에 하나의 프로세스에서 변경된 사항이 관련된 프로세스의 변경으로까지 이어질 수 있으며 이러한 변경은 4.4항에서 언급한 요구사항에 부합해야 한다는 의미를 이해할 수 있을 것 같습니다. 그래서, 다음에 언급할 a)~d)에 대한 검토 없이 마음대로 변경하면 안 된다는 것이죠.

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※ISO9001 3항에 따라, 품질경영시스템의 효과성을 개발, 실행 및 개선시키고자 할 때 프로세스 접근법을 하도록 되어 있고, 이러한 실현을 위해 필수적으로 고려되어야 할 요구사항이 4.4항에 언급되어 있습니다. 즉, 품질경영시스템을 프로세스의 형태로 만들어라 이렇게 이해하면 될 것 같습니다. :)

4.4항에 대한 요구사항 이해는 다음글을 참고하시면 되겠습니다!

 

2024.07.04 - [ISO9001 요구사항] - ISO9001 [4.4] 품질경영시스템과 그 프로세스 Part. 1

ISO9001 [4.4] 품질경영시스템과 그 프로세스 Part. 1

2024.07.05 - [ISO9001 요구사항] - ISO9001 [4.4] 품질경영시스템과 그 프로세스 Part. 2

ISO9001 [4.4] 품질경영시스템과 그 프로세스 Part. 2

 

 

조직은 다음 사항을 고려하여야 한다.

a) 변경의 목적과 잠재적 결과

먼저, 변경하고자 하는 목적을 분명히 해야 합니다. 목적이 분명하지 않은 변경은 변경하고자 하는 대상을 명확하게 지정할 수 없으며 변경을 수행해야 하는 그리고 결정하는 사람으로부터 지속적으로 의구심을 들게 만들죠.

- 내/외부환경의 변화

- 고객 요구사항의 변경

- 고객만족의 증진을 위해 변경

- 경영검토에서 식별된 품질경영시스템의 부적합한 사항에 대한 시정조치 등등

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계기는 다양할 수 있지만, 변경하고자 하는 목적은 분명해야 한다는 것입니다. (모든지 명분이 중요하죠ㅋ)

더불어, 앞서 설명한 것과 같이 프로세스(프로세스에 포함된 출력물, 기준, 표준 등을 포함)는 서로 상호작용 즉, 서로서로 연결되어 있기 때문에 변경사항에 대한 결과를 변경할 프로세스로 한정하여 고려하면 안 됩니다. 예를 들어, A프로세스에 변경이 발생한다면 A프로세스의 출력값을 입력값으로 사용하는 B프로세스도 당연히 변경될 수 있겠죠. A프로세스를 변경하게 되면 주변의 프로세스에 어떠한 영향을 미치게 될지도 고려해야 합니다.

일종의 영향성 검토라고 볼 수 있죠. 발생할 수 있는 여러 가지 경우의 수를 대비해야 하고, 그 임팩트를 우리가 감당할 수 있는지도 생각해봐야 합니다.

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예를 들어, 고객요구사항으로 인해서 제품에 들어갈 모든 외주공급 부품을 샘플검사를 전수검사로 변경했다고 해보죠.(=입고검사 프로세스의 변경)

전수검사에 수행하면 엄청난 시간이 소모됩니다. 자재물류의 흐름이 이전보다 매우 딜레이 될 겁니다. 그럼 자재물류 프로세스도 하루에 입고할 수 있는 양에 대한 조정이 필요할 것이고, 공정지연이라는 임팩트도 발생활 겁니다. 자, 우리 회사는 이 임팩트를 감당할 만큼 전수검사를 꼭 해야 하는 것일까요?

당연히 목적이 분명하고 감당가능한 수준이라면 관련된 모든 프로세스를 뜯어고쳐야 하겠죠. 그래서 분명한 목적과 잠재적 결과의 고려가 중요하다는 겁니다.

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b) 품질경영시스템의 온전성(integrity of the quality management system)

온전성 즉, 온전하게(혹은 건전하게) 원상태 그대로 유지가 되어야 한다는 말입니다. ISO9001 요구사항에 따라 조직의 품질경영시스템을 수립해 놨는데 변경으로 인해서 요구사항을 준수하지 못하는 부분이 생기지 않도록 해야 한다는 의미입니다.(4.4항을 비롯하여 모든 요구사항을 포함)

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c) 자원의 가용성

4.4.1 d)항에 따라 프로세스를 수립할 때 필요한 자원의 결정과 자원의 가용성이 검토가 됩니다. 프로세스를 운용할 때 자원이 확보되지 않으면 운용할 수 없습니다. (사람이랑 PC가 없는데 어떻게 일을 하겠습니까 ㅋㅋ)

다만, 프로세스의 변경에 따라 추가적인 자원의 확보가 필요한 경우임에도 불구하고 배보다 배꼽이 더 큰 상황(?)이라면 회사가 망하지는 않을지를 고려하면서 자원을 제공해야 하겠죠.

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d) 책임과 권한의 부여 또는 재부여

새롭게 생겨난 프로세스 또는 프로세스 내의 일련의 활동(Acitivity)이 있다면 누가 담당할 것인지, 담당하는 사람은 어떤 업무를 해야 하는지, 어떠한 책임이 있고 결정할 수 있는 권한의 범위는 어느 정도인지, 담당자를 관리할 책임자는 또 누구인지를 설정해야 합니다. (4.4.1 e) 항의 내용을 참조)

마찬가지로, 기존의 프로세스 또는 프로세스 내의 일련의 활동의 변경에 따라 담당자/책임자, 책임/권한의 범위가 변경되어야 한다면 변경된 담당자/책임자가 본인의 역할을 명확하게 인식할 수 있도록 책임과 권한을 명확하고 적절하게 재부여 해야 합니다. (5.3 e) 항의 내용을 참조)

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이상 a)~d)항까지를 살펴보았는데요. "6.3 변경의 기획"의 경우네는 결정하라, 정하라, 문서화된 정보를 유지 또는 보유하라라는 요구사항이 없습니다. 그렇다고 아무것도 하지 않아도 될까요?

조직에 따라 다르겠지만 품질경영시스템 즉, 프로세스 변경을 위한 절차와 기준을 담은 프로세스가 필요할 수 있겠습니다.

순서	활동	비고
1	품질경영시스템을 변경해야 하는 필요성의 식별	- 우리부서 또는 다른부서도 필요성에 대해 제기 할 수 있음
2	식별된 변경 필요성에 목적을 분명히 할 것	- 왜 변경이 필요한지? - 변경함으로써 우리가 달성하고자 하는 것이 무엇인지?
3	목적에 따라 변경이 필요한 대상 프로세스의 결정	- 어느 프로세스를 변경해야 하는지?
4	프로세스에서 변경되어야 할 사항 정의	- 프로세스 전반을 변경해야 하는지? - 아니면 일부 행위, 순서, 양식을 변경하면 되는지?
5	변경에 따른 영향성 검토	- 변경에 따른 영향성은 관련프로세스를 운영하는 팀 및 책임자와 함께 검토필요
6	검토된 사항을 최고경영자/경영진에게 확인	- 품질경영시스템의 변화와 더불어 책임/권한부여 및 자원의 가용성 확인
7	프로세스 변경 실시	- 프로세스 변경 후 반드시 관련자들에게 의사소통 될 수 있도록 할 것

상기 절차에 다라 "변경영향성 검토결과서"라는 기록을 만들어 낼 수 있겠네요 :)

(당연히 해당양식은 6.3항의 a)~d)를 각각 검토한 결과를 기록하면 되겠고요)

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이제까지 품질경영시스템의 변경의 필요한 경우에 변경을 기획하는 사항에 대해서 알아보았습니다.

어렵지 않습니다. 쉽게 생각하면 변경할 때 이래저래 생각을 좀 해서 하라 정도 이해하면 되겠죠? ㅎㅎ

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그럼 이만,