[용어설명] 문서화된 정보의 유지 또는 보유

반응형

문서화된 정보(Documented Information)의 의미는 다음과 같아요

조직에 의해 관리되고 유지되도록 요구되는 정보 및 정보가 포함되어 있는 매체

ISO9000, 3.8.6항

역시 용어설명은 딱딱하고 어렵죠? ㅎㅎ 쉽게 말해 절차서, 작업표준서, 회의자료, 검사결과서, 출장보고서 등등 우리 회사에서 업무를 수행하는데 필요한 또는 수행하면서 생성되는 모든 출력물을 말해요.

(굳이 문서로된 종이서류 등이 아니라 동영상이나 그림이나 이런 것들도 범주에 포함된다고 볼 수 있겠네요)

​

이전버전(2008)에는 "문서화, 품질매뉴얼, 문서화된 절차, 기록"이라는 단어들을 사용했었는데, 2015 버전에서는 "문서화된 정보"로 개념을 묶어버렸죠. 왜 바뀌었는가? 문서 또는 기록은 무엇이었나? 등은 사실 깊이 있게 연구(?)하실 분들만 보시면 될 것 같아요 ㅋ 현재 반영된 의미 중심으로 한번 살펴보죠.

​

ISO9001 표준에 보면 이 "문서회된 정보"라는 녀석이 매우 자주 나타나요. 요구사항이 반영된 업무체계가 잘 갖추어져 있는가, 갈 갖추어져서 잘 돌아가고 있는가를 보려면 눈으로 확인할 수 있는 것들이 필요하니깐 "문서화된 정보"라는 단어가 매 요구사항마다 들어가 있어요.

​

자 그럼, 문서화된 정보라는 개념은 알겠는데 요구사항에 보면 "보유", "유지"라는 단어가 뒤에 같이 붙죠?

"유지(Maintain)"와 "보유(Retain)"는 영어 뜻을 보시면 아시겠지만 의미가 다르게 해석돼요.

​

쉽게 풀면 다음과 같이 이해할 수 있을 것 같네요.

​

유지(Maintain) :

요구사항을 이행하기 위한 기준, 절차, 계획을 담는 그릇

(예. 절차서, 프로세스, 품질방침 등)

보유(Retain) :

요구사항을 이행하기 위한 기준, 절차, 계획에 따라 업무를 했을 때 나오는 결과물

(예. 검토결과서, 도면, 검사결과서 등)

그래서 "문서화된 정보를 유지하여한다"는 기준, 절차, 계획서를 만들라는 의미이고, "문서화된 정보를 보유하여야 한다"는 어떤 업무든지 기준, 절차, 계획서에 따라 업무를 이행하고 그 증빙자료를 만들어서 가지고 있어라는 의미로 볼 수 있죠.

​

반대로 생각해 보면, 요구사항에서 유지하여야 한다~, 보유하여야 한다~라는 단어가 없으면 굳이 무언가(?)를 눈으로 볼 수 있게 만들진 않아도 된다라고 해석할 수 있죠.

​

단, 우리에겐 "결정하여야 한다~"가 있기 때문에 자유로울 수 없죠ㅜㅜㅜ 요건 다음 글에서 다루죠 ^^;

​

문서화된 정보의 의미, 유지와 보유에 대해 잘 이해하셔서 품질경영시스템 뽀개기! 하시기 바라요.

​

그럼 이만.

​

© golfarisa, 출처 Unsplash