프로세스화가 필요한 이유

기존의 글로만 표현되어 오던 절차서와 같은 형태의 표준서가 오늘날에는 프로세스로 많이 변화되고 있습니다.

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그리고 ISO9001:2015 요구사항에도 직접적으로 표현되어 있듯이(사실 이전 버전부터 계속 언급됨),

"필요한 프로세스와 그 프로세스의 상호작용을 포함하는 품질경영시스템을 수립, 실행, 유지 및 지속개선" 하도록 되어 있습니다.

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다만, 여러분들이 잘 아시는 "입력→프로세스→출력" 형태가 되어 있지 않더라도 많은 회사에서는 우리의 프로세스가 기존의 절차서, 표준서에 모두 담겨 있고 상호작용을 하며 서로 연계가 되어 있다고 말씀을 많이 하시곤 합니다.

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사실 어떤 양식을 주고 딱 이거랑 똑같이 하세요!라는 말은 없지만, 사실 ISO9001 요구사항에 수없이 프로세스화에 대한 내용이 언급되어 있죠. 일반사항, 4.4항 등등등...

(심지어 일반사항에서는 "입력→프로세스→출력", "P-D-C-A Cycle"과 같은 도표도 있습니다)

P-D-C-A Cycle

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어떤 심사위원 분께서 "ISO는 What에 대한 언급만 있을 뿐, How는 조직에서 결정하는 것"이라는 말씀하시는 것에는 어느 정도 공감을 하며, 결국 어떻게 실현하느냐는 조직이 결정하는 거긴 하지만.. 요구사항(4.4항)의 적절한 이행이라는 관점으로 볼 때는 그렇게 썩 적절하다고 표현하기는 무리가 있는 것 같습니다.

(물론 제 개인적인 관점입니다 ㅎㅎ)

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제가 있는 회사에서도 여러 사업부가 통합심사를 받는데, 프로세스화가 된 곳은 제가 있는 사업부뿐이네요 ㅎㅎ

그렇다고 ISO심사가 진행되지 않거나, 인증을 받지 못한 적은 한 번도 없습니다.

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그럼 과연 진짜로 프로세스화가 필요한 것인가라는 질문을 할 수 있습니다.

그렇게 하지 않아도 인증을 받고 있는데? 굳이 뭐 하러 기존에 있는 절차서, 표준서를 새로운 양식에 옮겨 담는 번거로운 행위를 해야 하지?라는 후속질문도 따라붙을 수 있습니다.

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제 개인적으로는 반드시 해야 하는 것이라고 말하고 싶습니다만, 표현을 바꿔보죠.

예전의 절차서, 표준서가 안된다라기보다는 프로세스화를 하는 것이 더 적절합니다.

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이유는 다음과 같습니다.

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첫 번째,

프로세스는 입력을 받아서 출력을 달성하도록 되어 있죠. 행위자체가 목적이 아니라 그 프로세스를 통해서 달성하고자 하는 출력을 목적으로 합니다. 예를 들어, 맛있는 붕어빵을 만드는 프로세스라고 한다면 붕어빵을 만드는 그 행동 자체에 목적이 있는 것이 아니라, 맛있는 붕어빵이 나오냐 안 나오냐 그것에 목적을 둔다는 겁니다.

그래서 지금의 절차서들은 행동의 완수를 목적으로 하는 것이지, 목적한 출력의 달성을 목적으로 하지 않습니다.

다르게 말하면, 절차서는 정해놓은 행동 규칙들을 지키기 위한 목적이고 프로세스는 우리의 출력을 받는 이해관계자들의 만족에 중점을 둔다고 볼 수 있습니다.

우리가 ISO9001 요구사항을 실현하고 품질경영시스템을 수립하는 목적이 무엇인지 명확하게 인지하고 있다면 예전의 절차서 중심이 되어야 하는지, 프로세스화가 되어야 하는지 답이 나올 수 있을 것 같습니다.

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두 번째,

가령, 예전 표준서에서 4.4.1, a)항 요구되는 입력과 프로세스로부터 기대되는 출력의 결정"을 적절하게 실행했는지를 보려면 표준서의 어느 부분을 확인해야 할까요? 분명 없지는 않겠지만 명확하게 그 입력과 출력을 찾아내기가 쉽지 않습니다. 예전의 표현으로는 "~를 작성해서 기록한다, ~를 입력한다"등과 같은 글로 표현되어 있거나 각 문단에서 출력이 수시로 발생하고 다음 행위와의 연관성도 분명하지 않기 때문에 쉽게 식별되지 않습니다.

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세 번째, 기존의 절차서는 계획-실행-점검-개선의 형태로 작성되지 않은 경우가 많다 보니, 사실상 P-D-C-A 사이클을 통한 프로세스의 점검과 개선이 지속적으로 이뤄지기 어렵습니다.

어디서 어디까지가 의도한 출력물을 만들어내는 과정인지 명확하지 않다 보니 모니터링의 단계, 주기, 지표를 잡는 것도 쉽지 않고, 그렇다 보니 프로세스 자체에 대한 적절한 점검이 이뤄지기 어렵습니다. 점검이 없으면 당연히 개선도 없습니다.

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네 번째,

정해진 주기와 시간 내에 목적한 일부를 보거나 아니면 전체를 보면서 요구사항은 잘 반영되어 있는지, 요구사항의 흐름에 따라 정해진 규칙이 잘 이행되어 문서화된 정보의 유지, 보유가 잘 되고 있는지를 확인할 수 있어야 하는데, 기존의 절차서는 본문 형태로 추적해야 하므로, 심사가 용이하지 않아 속도가 더디고 원만한 검증이 어려울 수 있습니다. 절차서 어느 부분에 어떻게 반영되어 있는지 찾다가 시간 다 갑니다... 그만큼 가독성이 떨어집니다.

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제 경험을 토대로 작성한 적절성의 이유이다 보니 개인차가 있을 수는 있습니다 ㅎㅎ

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그리고 품질경영시스템 운용을 기획하는 사람들은 현실에 안주하기보다는 최소한 어느 방향이 조금 더 적절한지를 보고 움직일 수 있어야 하는데, 사실은 이래저래 너무 바쁘다 보니 안 되는 것이 사실입니다.

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그래서 적절성에 대한 인지만이라도 하고 계신다면, 언제든지 조금 더 나은 방향으로 이끌어 갈 수 있지 않을까 생각합니다.

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그럼 이만,

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